Yönetim firmasıyla çalışmak: sözleşme ve devir teslim

Büyük siteler, çok bloklu yapılar ve AVM'ler giderek daha sık profesyonel yönetim firmalarıyla çalışıyor. Doğru kurulmuş bir sözleşme ve düzgün yapılmış bir devir teslim, hem kat maliklerini hem de firmayı korur. Bu yazıda sözleşmede bulunması gerekenleri, yetki sınırlarını ve firma değişikliğinde izlenecek kontrol listesini bulacaksınız. Bu içerik genel bilgilendirmedir; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Yönetim planınız ve kanun metni önceliklidir; tereddütte bir hukukçuya danışın.

Yönetim firması neden tercih edilir?

Kat Mülkiyeti Kanunu, kat maliklerinin yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye bırakabileceğini söyler. Profesyonel yönetim firmaları bu imkân sayesinde kat malikleri kurulunun atadığı yönetici olarak görev yapar. Firma tercih edilmesinin başlıca nedenleri şunlardır:

• Muhasebe, tahsilat ve raporlamanın düzenli ve sürekli yürütülmesi
• Görevli, temizlik ve güvenlik personelinin yönetimi
• Asansör, ısınma ve diğer teknik tesislerin bakım takibi
• Mevzuat değişikliklerinin izlenmesi
• Gönüllü yönetici bulmanın zor olduğu büyük yapılarda süreklilik

Firma seçerken yönettiği benzer yapılardan örnek bir aylık rapor istemek, hangi yönetim programını kullandığını ve sözleşme bittiğinde kayıtların hangi biçimde teslim edileceğini sormak, ileride yaşanabilecek sorunları baştan görmenizi sağlar. Program seçimiyle ilgili ölçütleri site yönetim programı nasıl seçilir yazımızda bulabilirsiniz.

Firma, kat malikleri kurulunun yerine geçmez. Bütçe, önemli harcamalar ve yönetim planı gibi konularda karar yine kuruldadır; kurul yöneticiyi sürekli denetler ve haklı sebep varsa her zaman değiştirebilir.

Sözleşmede bulunması gerekenler

İyi bir yönetim sözleşmesi, tarafların neyi beklediğini tartışmaya yer bırakmadan yazar. Şu başlıkları içermesi önerilir:

• Taraflar ve firmayı yönetici olarak atayan kat malikleri kurulu kararının tarihi
• Hizmet kapsamı: muhasebe, tahsilat, raporlama, personel, teknik bakım, genel kurul hazırlığı gibi işlerin tek tek listesi
• Raporlama: aylık gelir-gider tablosu, banka mutabakatı ve yıllık hesabın ne zaman ve hangi biçimde sunulacağı
• Banka hesabı: toplanan para ve avansların, kanun gereği muteber bir bankada yönetici sıfatıyla açılmış bir hesapta tutulacağı ve firmanın kendi ticari hesaplarıyla karıştırılmayacağı
• Personel: görevlilerin işvereninin kim olduğu ve personel giderlerinin nasıl raporlanacağı
• Kişisel veriler: firmanın sakin verilerini yönetim adına ve yalnız sözleşmedeki amaçla işleyeceği, güvenlik önlemleri ve sözleşme sonunda verilerin teslimi ile silinmesi
• Süre, yenileme, fesih ve devir teslim yükümlülüğü
• Bildirim adresleri ve uyuşmazlık hâlinde izlenecek yol

Kişisel veriler konusunda firma çoğu durumda veri işleyen konumundadır. Kanun, veri sorumlusunun kendi adına veri işleyenle birlikte veri güvenliği önlemlerinden sorumlu olduğunu söyler; bu yüzden bu bölümü özenle yazın. Ayrıntı için site yönetiminde KVKK yazımıza bakabilirsiniz.

Yetki ve sorumluluk sınırları

Firmanın günlük işleri yürütmesi için yeterli yetkiye, kat maliklerinin ise önemli kararları kontrol edebilmesine ihtiyaç vardır. Bu dengeyi kurmak için:

• Onaylı işletme projesi dışındaki harcamalar için hangi tutardan sonra kurul ya da yönetim kurulu onayı gerektiğini yazın.
• Yüksek tutarlı ödemelerde ikinci bir onay ya da imza öngörün.
• Avukat görevlendirme, icra takibi başlatma ve bunların masrafları için onay sürecini belirleyin.
• Firmanın imzalayabileceği hizmet sözleşmelerinin türünü ve süresini sınırlayın.

Kanun, yöneticinin kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumlu olduğunu söyler. Bu, firmanın işleri özenle yürütmesi, kurul kararlarına uyması ve hesap vermesi anlamına gelir. Denetim görevi ise kanun gereği kat malikleri arasından seçilen denetçi ya da denetim kurulundadır; denetimin firmadan bağımsız yürümesi güvenin temelidir. Görevlerin ayrıntısı için yönetici ve denetçi rehberimize bakabilirsiniz.

Ücret ve ek hizmetler

Ücret konusunda sorun çoğu zaman tutarın kendisinden değil, neyin dahil olduğunun belirsizliğinden çıkar. Sözleşmede şunları netleştirin:

• Ücretin sabit mi, bağımsız bölüm başına mı belirlendiği ve vergilerin dahil olup olmadığı
• Ücretin hangi usulle ve ne zaman güncelleneceği
• Ek ücrete tabi hizmetler: avukatlık ve icra takibi, büyük onarımlarda proje yönetimi, ek personel, olağanüstü toplantı organizasyonu
• Masrafların, örneğin posta ve noter giderlerinin, nasıl yansıtılacağı

Yönetici ücreti, kat malikleri arasında başka türlü bir anlaşma yoksa kanun gereği arsa payı oranında paylaştırılır. Ücretin işletme projesinde ayrı bir kalem olarak gösterilmesi önerilir; 7579 sayılı Kanunla işletme projesinin genel kurulda onaylanacağı açıkça yazıldığından ücret de bütçeyle birlikte kat maliklerinin önüne gelir. Bütçe hazırlığı için işletme projesi taslağı aracımızı kullanabilirsiniz.

Devir teslim kontrol listesi

Yönetim firması değiştiğinde ya da yönetim kat maliklerine geri döndüğünde, aşağıdaki kalemlerin eksiksiz devredilmesi gerekir:

• Noter onaylı karar defteri ve varsa önceki yıllara ait defterler
• İşletme projeleri ve son hesap raporu
• Banka hesap ekstreleri, hesap bilgileri ve imza yetkilerinin değiştirilmesi için gereken belgeler
• Kasa sayımı tutanağı
• Bağımsız bölüm bazında borç ve alacak listesi
• Devam eden icra ve dava dosyaları
• Asansör bakımı, sigorta, temizlik ve güvenlik gibi hizmet sözleşmeleri
• Personel dosyaları ve personelle ilgili yasal kayıtlar
• Fatura, makbuz ve diğer gider belgeleri
• Demirbaş listesi, garanti belgeleri ve teknik projeler
• Anahtarlar, erişim kartları ile kamera kayıt cihazı ve otomasyon sistemlerinin şifreleri
• Elektrik, su ve doğalgaz abonelik bilgileri
• Kullanılan yazılımdaki kayıtların dışa aktarılmış bir kopyası

Devir sürecini şu sırayla yürütebilirsiniz:

1. Kat malikleri kurulu kararıyla yeni yöneticiyi atayın ve eski yöneticiye devir tarihini yazılı bildirin.
2. Eski yöneticiden devir tarihine kadarki gelir ve giderlerin hesabını isteyin.
3. Yukarıdaki listeyi kullanarak belge ve varlıkları teslim alın.
4. Banka hesaplarındaki yetkileri yeni yöneticiye geçirin.
5. Banka bakiyelerini ve bağımsız bölüm borçlarını kayıtlarla karşılaştırarak açılış bakiyelerini doğrulayın.
6. Teslim edilenleri ve eksikleri iki tarafın imzaladığı bir tutanağa yazın; eksikler için bir teslim tarihi belirleyin.

Eski kayıtları yeni bir programa taşırken izlenecek adımları Excel'den site yönetim programına geçiş yazımızda anlattık.

Sözleşmenin sona ermesi

Kanuna göre yönetici her yıl kat malikleri kurulunun yıllık toplantısında yeniden atanır. Bu nedenle sözleşme süresinin atama dönemiyle uyumlu olması ve yenilemenin kurul kararına bağlanması önerilir. Kurul haklı sebep varsa yöneticiyi her zaman değiştirebildiği için sözleşmedeki fesih hükümleri de buna uygun yazılmalıdır.

Kanun yöneticiye de bir hak tanır: kat malikleri, noter aracılığıyla yapılan ihtara rağmen yükümlülüklerini zamanında ve tam olarak yerine getirmezse yönetici tazminat ödemeden görevden çekilebilir. Hangi tarafın sona erdirdiğinden bağımsız olarak sözleşmede şu konular yazılı olmalıdır:

• Devir teslim tamamlanana kadar firmanın belgeleri koruma ve teslim etme yükümlülüğü
• Kayıtların dışa aktarılacağı biçim ve teslim süresi
• Firmanın kendi sistemlerindeki kişisel verilerin teslimden sonra silinmesi ya da yok edilmesi
• Son hesabın hangi tarih itibarıyla ve kime verileceği

Yuvasal'da kayıtların bağımsız bölüm bazında tutulması, yönetim değiştiğinde borç-alacak listesini ve açılış bakiyelerini doğrulamayı kolaylaştırır.