Yönetici ve denetçinin görev ve sorumlulukları

Bir sitenin ya da apartmanın günlük işleri yöneticinin, hesapların doğruluğu ise denetçinin gözetimindedir. Kat Mülkiyeti Kanunu iki görevi de düzenler; yönetim planı ise bu kuralları binanızın ihtiyacına göre ayrıntılandırır. Aşağıda yöneticinin ve denetçinin görevlerini, nasıl seçildiklerini, ne zaman hesap verdiklerini ve hangi durumlarda görevden alınabileceklerini bulacaksınız. Bu içerik genel bilgilendirmedir; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Yönetim planınız ve kanun metni önceliklidir; tereddütte bir hukukçuya danışın.

Yöneticinin görevleri

Kanun'un 35. maddesi, yönetim planında aksine bir hüküm yoksa yöneticinin yapacağı işleri tek tek sayar. Bu liste, yöneticinin yalnız aidat toplayan kişi olmadığını; binanın bakımından, parasından ve hukuki işlerinden de sorumlu olduğunu gösterir. Başlıca görevler şunlardır:

• Kat malikleri kurulunun kararlarını uygulamak
• Yapının korunması, bakımı ve onarımı için gereken önlemleri almak, yapıyı sigortalatmak
• Ortak yerlerin yönetimi, temizliği ve asansör, kalorifer gibi tesislerin işletilmesi için kat maliklerinden avans toplamak
• Ödemeleri kabul etmek, ortak borçları ödemek ve bütün yapıyı ilgilendiren tebligatı almak
• Süre ya da hak kaybını önleyecek önlemleri almak
• Borcunu ödemeyen kat maliklerine karşı dava açmak, icra takibi yapmak ve kanuni ipoteğin tescilini sağlamak
• Toplanan parayı ve avansları muteber bir bankada, yönetici sıfatıyla açılmış bir hesapta tutmak
• Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak
• Asansörlerin aylık bakımını ve yıllık kontrollerini yaptırmak

Defter, belge ve işletme projesi

Yönetici, kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatların özetini ve giderleri karar defterine tarih sırasıyla yazar; defteri ve gider belgelerini bir dosyada saklar. Karar defterinin her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması zorunludur.

Yönetici ayrıca yıllık işletme projesini hazırlar. 7579 sayılı Kanunla yapılan değişiklikle işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanacağı açıkça yazıldı. Onaylı bir proje yoksa yönetici gecikmeden geçici bir proje hazırlar ve avansı proje onaylanıncaya kadar toplar. Ayrıntılar için işletme projesi rehberimize ve 7579 sayılı Kanun değişikliklerini anlatan yazımıza bakabilirsiniz.

Yönetici seçimi ve görev süresi

Kanun'un 34. maddesine göre kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye veya üç kişilik bir yönetim kuruluna bırakabilir. Yöneticinin kat maliki olması şart değildir; uygulamada profesyonel yönetim firmaları da bu görevi üstlenir. Seçimle ilgili temel kurallar şunlardır:

• Bağımsız bölüm sayısı sekiz ya da daha fazla olan yapılarda yönetici atanması zorunludur. Zorunlu olduğu hâlde yönetici atanmamışsa, yöneticinin yapması gereken işlerden kat malikleri birlikte sorumlu olur.
• Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından çoğunluğuyla atanır.
• Yönetici her yıl kat malikleri kurulunun yıllık toplantısında yeniden atanır; görevdeki yöneticinin tekrar seçilmesine engel yoktur.
• Kat malikleri yönetici seçemezse, kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi yönetici atayabilir. Mahkemece atanan yönetici altı ay geçmeden değiştirilemez; haklı bir sebep varsa atamayı yapan mahkeme değişikliğe izin verebilir.
• Yöneticinin adı, soyadı ve iş ya da ev adresi, yapının girişinde görülebilecek bir yere asılmalıdır.

Seçimin yapılacağı toplantının çağrı ve yeter sayı kuralları için genel kurul rehberimize göz atabilirsiniz. Çok bloklu sitelerde blok yöneticisi ve toplu yapı yöneticisi farklı usullerle seçilir; bunu toplu yapı yönetimi yazımızda anlattık.

Denetçinin rolü

Kat malikleri kurulu yöneticiyi sürekli denetler. Bu işi düzenli yürütmek için kurul, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla bir denetçi ya da üç kişilik bir denetim kurulu seçebilir. Kanun denetçinin kat malikleri arasından seçileceğini öngördüğü için denetim görevinin, yöneticiden bağımsız bir kat malikinde olması beklenir.

Denetim, yönetim planında başka bir zaman belirlenmemişse üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep varsa her zaman yapılabilir. Denetçi ya da denetim kurulu, planda başka zaman yoksa her yılın ilk ayında denetimin sonucunu ve yönetim tarzı hakkındaki görüşlerini içeren bir rapor hazırlar ve bu rapor kat maliklerine gönderilir. Denetçiler raporlarını ve kararlarını, sayfaları noter onaylı ve numaralı bir deftere tarihli olarak yazar ve imzalar.

Denetçinin incelediği başlıca konular şunlardır:

• Banka hesap hareketlerinin kayıtlarla uyumu
• Her giderin bir fatura ya da makbuza dayanıp dayanmadığı
• Harcamaların işletme projesine ve kurul kararlarına uygunluğu
• Bağımsız bölüm bazında tahsilat ve borç durumunun doğruluğu
• Karar defterinin düzenli tutulup tutulmadığı

Hesap verme ve raporlama

Kanun'un 39. maddesine göre yönetici, yönetim planında belirtilen zamanlarda, böyle bir zaman yoksa her takvim yılının ilk ayında kat malikleri kuruluna o tarihe kadarki gelir ve giderlerin hesabını verir. Kat maliklerinin yarısı, arsa payları ne olursa olsun isterse, bu zamanların dışında da hesap istenebilir.

Aşağıdaki tablo, yönetim planında farklı bir düzenleme yoksa kanunun öngördüğü başlıca zamanları özetler:

Yükümlülük	Kim yapar	Ne zaman
Yöneticinin atanması	Kat malikleri kurulu	Her yıl, yıllık toplantıda
Hesap verme	Yönetici	Her takvim yılının ilk ayında
Hesap denetimi	Denetçi ya da denetim kurulu	Üç ayda bir
Denetim raporu	Denetçi ya da denetim kurulu	Her yılın ilk ayında
Karar defterinin notere kapattırılması	Yönetici	Takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde

Kanundaki yıllık hesap kuralı bir alt sınırdır. Aylık gelir-gider tablosu ve banka mutabakatı paylaşmak, yıl sonundaki hesabı kolaylaştırır ve tartışmaları azaltır. Bunun nasıl yapılacağını şeffaf raporlama rehberimizde adım adım anlattık.

Sorumluluk halleri

Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Bu, kendisine bırakılan işleri özenle ve sadakatle yürütmesi, kurul kararlarına uyması, hesap vermesi ve kusuruyla yol açtığı zararı karşılaması anlamına gelir. Defter tutma ve belge saklama yükümlülüğünü yerine getirmeyen yönetici için kanunda idari para cezası da öngörülmüştür.

Kat malikleri kurulu kararlarının iptali için açılan davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye karşı açılır; yönetici açılan davayı kat maliklerine duyurur.

Yöneticinin de hakları vardır. Kanun ona vekilin haklarını tanır ve ücret kararlaştırılmamış olsa bile uygun bir ücret isteyebileceğini kabul eder. Kat malikleri, noter aracılığıyla yapılan ihtara rağmen yükümlülüklerini zamanında ve tam olarak yerine getirmezse yönetici tazminat ödemeden görevden çekilebilir. Kat maliki olan yöneticinin ortak giderlere ne ölçüde katılacağına kurul karar verir; böyle bir karar yoksa yönetici görev süresince normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.

Görevden alma

Kat malikleri kurulu, haklı bir sebep varsa yöneticiyi her zaman değiştirebilir. Hesap vermemek, kurul kararlarını uygulamamak, parayı kanunda öngörülen banka hesabı dışında tutmak ya da defterleri düzenli tutmamak, haklı sebep olarak tartışılabilecek durumlara örnektir. Görevden alma için şu adımları izleyebilirsiniz:

1. Sorunu ve dayanağını yazılı olarak belgeleyin; hesap ve belge taleplerinizi kayıt altına alın.
2. Konuyu genel kurul gündemine alın. Yıllık toplantı beklenemiyorsa kat maliklerinin üçte biri olağanüstü toplantı isteyebilir; ayrıntı için olağanüstü genel kurul yazımıza bakın.
3. Görevden alma ve yeni yöneticinin atanması kararını karar defterine yazın.
4. Eski yöneticiden hesap, belge ve banka yetkilerinin devrini bir tutanakla isteyin.

Mahkemece atanmış bir yöneticide altı aylık kuralı ve mahkemenin iznini unutmayın. Devir sırasında nelerin teslim alınacağını yönetim firmasıyla çalışma rehberimizdeki kontrol listesinde bulabilirsiniz.

Yuvasal, karar defteri, işletme projesi, banka hareketleri ve denetim kayıtlarını aynı yerde tutarak bu yükümlülükleri izlemenize yardımcı olur.