Olağanüstü genel kurul ne zaman toplanır?

Bazı konular yıllık toplantıyı bekleyemez: çatıdan su sızıyordur, yönetici istifa etmiştir ya da bütçe beklenmedik bir giderle bozulmuştur. Kat Mülkiyeti Kanunu bu durumlar için kat malikleri kurulunun olağan zamanı dışında da toplanabilmesine imkân verir. Bu yazı, olağanüstü toplantının kimlerin istemiyle ve hangi usulle yapılacağını, yönetici toplantıyı yapmazsa neler yapılabileceğini anlatır. Bu içerik genel bilgilendirmedir; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Yönetim planınız ve kanun metni önceliklidir; tereddütte bir hukukçuya danışın.

Olağan ve olağanüstü toplantı farkı

Kanunun 29. maddesine göre kurul, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda bu süre en geç iki yılda birdir. Bu düzenli toplantıya olağan toplantı denir.

Aynı madde, önemli bir sebebin çıkması hâlinde kurulun her zaman toplanabileceğini de düzenler. Uygulamada buna olağanüstü toplantı denir. İki toplantı arasındaki temel farklar şunlardır:

• Zaman: Olağan toplantı belirli bir dönemde yapılır; olağanüstü toplantı ihtiyaç doğduğunda yapılır.
• Gerekçe: Olağanüstü toplantı önemli bir sebebe dayanır ve bu sebep çağrıda bildirilir.
• Gündem: Olağan toplantının gündemi geniştir; olağanüstü toplantı çoğunlukla çağrı sebebi olan belirli konularla sınırlı tutulur.

Önemli sebebe örnek olabilecek durumlar:

• Acil onarım gerektiren bir hasar ya da güvenlik sorunu
• Deprem sonrası inceleme veya güçlendirme kararı
• Yöneticinin istifası, görevini yapmaması ya da görevden alınmasının istenmesi
• İşletme projesinde öngörülmeyen büyük bir gider ya da ek toplama ihtiyacı
• Onaylı işletme projesi olmadığında geçici projenin kurulda karara bağlanması
• Yapıyı ilgilendiren bir dava ya da resmî bildirim

Son örnekle ilgili bir not: 7579 sayılı Kanunla değişen 37. maddeye göre kurulca kabul edilmiş işletme projesi yoksa yönetici geçici bir proje hazırlar ve bu proje en geç üç ay içinde kurulda onaylanır. Olağan toplantı tarihi uzaksa bu onay için olağanüstü toplantı gerekebilir. Ayrıntı için işletme projesi rehberine bakabilirsiniz.

Olağanüstü toplantıya çağırma hakkı

Kanuna göre önemli sebeple toplantı şu kişilerden birinin istemiyle yapılabilir:

1. Yönetici: Kurulu toplantıya çağırmak, kanunun 35. maddesinde sayılan görevleri arasındadır.
2. Denetçi: Hesaplarda ya da yönetimde bir sorun gördüğünde toplantı isteyebilir.
3. Kat maliklerinin üçte biri: Kanun bu oranı kat maliklerinin sayısı üzerinden belirler; arsa payı ayrıca aranmaz.

Üçte bir nasıl hesaplanır?

Toplam kat maliki sayısını üçe bölün; sonuç kesirliyse bir üst tam sayıya çıkın. Örneğin 24 kat malikinin bulunduğu bir yapıda en az 8, 25 kat malikinin bulunduğu bir yapıda en az 9 kat malikinin istemi gerekir. Birden çok bölümü olan maliklerin ya da paylı mülkiyetteki bölümlerin nasıl sayılacağı konusunda tereddüt varsa, imza sayısını gerekenden biraz fazla tutmak sonradan çıkabilecek itirazları önler. İmza listesini çağrı belgeleriyle birlikte saklayın.

Kat maliklerinin üçte biri toplantı istiyorsa uygulamada önce yöneticiye yazılı ve imzalı bir talep verilir. Talepte toplantının sebebi, önerilen gündem ve imzalayanların bağımsız bölüm numaraları yer alır. Yönetici talebi yerine getirmezse, talep sahipleri çağrıyı kanundaki usulle kendileri yapabilir.

Çağrı usulü

Olağanüstü toplantının çağrısı, kanunun 29. maddesinde açıkça düzenlenmiştir:

• Çağrı, toplantı için istenen tarihten en az on beş gün önce yapılır.
• Çağrı, bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı kâğıdıyla ya da taahhütlü mektupla yapılır.
• Çağrıda toplantının sebebi bildirilir.
• İlk çağrıda, yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının yeri ve tarihi de belirtilir.
• İki toplantı arasında en az yedi gün bulunur; ikinci toplantı ilk toplantıdan en geç on beş gün sonra yapılır.

Acil bir tehlike varsa, toplantıyı beklemeden yöneticinin yapının korunması için gerekli tedbirleri alması da kanunun yöneticiye verdiği görevler arasındadır. Bu tedbirler ve harcamalar sonra kurula bildirilmeli ve kayda geçirilmelidir.

Çağrının ve ikinci toplantının ayrıntıları için genel kurul rehberine bakabilirsiniz.

Gündem ve karar yeter sayısı

Olağanüstü toplantıda yeter sayılar olağan toplantıyla aynıdır. Kanunun 30. maddesine göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. İlk toplantı yeter sayı sağlanamadığı için yapılamazsa, ikinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Kanunda ayrıca öngörülen özel yeter sayılar ise saklıdır; örneğin yönetim planı değişikliği için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir.

Gündemi hazırlarken:

• Çağrı sebebini açık ve somut maddelere dönüştürün.
• Her maddede karar verilecek konuyu ve varsa tutarı yazın.
• Teklif, rapor ya da hasar tespiti gibi belgeleri çağrıyla birlikte paylaşın.
• Çağrıda bildirilmeyen konularda karar almaktan kaçının.

Kanun olağanüstü toplantıda toplantı sebebinin çağrıda bildirilmesini şart koşar. Bildirilmeyen bir konuda alınan karar, toplantıya katılmayan kat malikleri açısından itiraz ve iptal riskini artırır. Toplantıda yeni bir konu gündeme gelirse görüş almak için konuşulabilir; bağlayıcı karar için yeni bir çağrı yapmak daha güvenlidir.

Kararları toplantı bitmeden noter onaylı karar defterine geçirip imzalatın. Tutanağın yazımı için toplantı tutanağı rehberine bakabilirsiniz.

Yönetici toplantıyı yapmazsa

Yönetici olağanüstü toplantı talebini görmezden gelirse ya da olağan toplantıyı zamanında yapmazsa kat malikleri çaresiz değildir:

1. Doğrudan çağrı: Denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri, kanundaki usule uyarak çağrıyı kendileri yapabilir.
2. Hesap isteme: Kanunun 39. maddesine göre kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun yöneticiden yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesap gösterilmesi istenebilir.
3. Yöneticinin değiştirilmesi: Kanunun 41. maddesine göre kurul, haklı bir sebep çıkarsa yöneticiyi her zaman değiştirebilir. Bu karar için toplantı usulüne uygun yapılmalı ve yeni yönetici kanundaki çoğunlukla atanmalıdır.
4. Mahkemeye başvuru: Kat malikleri yönetimde anlaşamaz ya da toplanıp yönetici atayamazsa, kanunun 34. maddesine göre kat maliklerinden birinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi bir yönetici atar. Borç ve yükümlerin yerine getirilmemesinden zarar gören kat maliki, 33. maddeye göre sulh mahkemesinden hâkimin müdahalesini de isteyebilir. Mahkemeye başvurmadan önce arabuluculuk şartının uygulanıp uygulanmadığını bir hukukçuyla değerlendirin.

Yönetici ve denetçinin görevleri için yönetici ve denetçi rehberine göz atabilirsiniz.

Çağrı metni aracı

Genel kurul çağrısı ve tutanak aracı, toplantı tarihi, yeri, ikinci toplantı bilgisi ve gündem maddeleriyle bir çağrı metni taslağı hazırlamanıza yardım eder. Olağanüstü toplantıda taslağa toplantı sebebini açıkça ekleyin, tarihleri on beş günlük süreye göre kontrol edin ve çağrıyı imza karşılığı ya da taahhütlü mektupla gönderin. Çağrıyı kat malikleri yapıyorsa taslağın sonuna talep sahiplerinin adlarını ve bağımsız bölüm numaralarını ekleyin.

Yuvasal'da yönetim kurulu ve karar kayıtlarını düzenli tutmak isterseniz teklif formundan bize yazabilirsiniz.