Genel kurul toplantı tutanağı nasıl yazılır?

Genel kurulda konuşulanlar ne kadar önemli olursa olsun, geriye kalan tek resmî iz tutanak ve karar defteridir. Bir yıl sonra "bu karar böyle mi alınmıştı?" sorusu çıktığında, icra takibinde bir kararın dayanak gösterilmesi gerektiğinde ya da bir kat maliki kararın iptalini istediğinde bakılacak yer burasıdır. Bu yazı, tutanağı eksiksiz ve anlaşılır yazmak için izlenecek adımları anlatır. Bu içerik genel bilgilendirmedir; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Yönetim planınız ve kanun metni önceliklidir; tereddütte bir hukukçuya danışın.

Tutanağın amacı ve önemi

Tutanak, toplantının usulüne uygun yapıldığını ve kararların nasıl alındığını kanıtlar. Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bütün kat malikleri, halefleri, yönetici ve denetçiler kurul kararlarına uymakla yükümlüdür. Bu yükümlülüğün sağlıklı işlemesi, kararın ne olduğunun açıkça yazılmış olmasına bağlıdır.

Tutanağın üç önemli işlevi vardır:

• Emsal oluşturur. Kanunun 32. maddesine göre bir konuda çıkan anlaşmazlık, karar defterinde aynı konuda daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür.
• Tahsilata dayanak olur. Kanunun 37. maddesine göre kat malikleri kurulunun işletme giderleriyle ilgili kararları, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesinin birinci fıkrasında sayılan belgelerden sayılır. Açık yazılmış bir karar, itirazın kaldırılmasında güçlü bir dayanaktır.
• İtiraz haklarını belirler. Kanunun 33. maddesine göre toplantıya katılan ancak aykırı oy kullanan kat maliki karar tarihinden, toplantıya katılmayan kat maliki kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde sulh mahkemesinde iptal davası açabilir. Yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayılan kararlarda süre koşulu aranmaz. Kimin aykırı oy kullandığının doğru yazılması bu yüzden önemlidir.

Tutanakta bulunması gereken bilgiler

İyi bir tutanak, toplantıya katılmamış birinin okuduğunda ne olduğunu eksiksiz anlayabileceği bir metindir. Şu bilgileri mutlaka yazın:

• Yapının adı ve adresi
• Toplantının türü (olağan ya da olağanüstü), tarihi, başlama ve bitiş saati, yeri
• Çağrının kim tarafından, hangi tarihte ve hangi yöntemle yapıldığı
• Toplantının birinci mi ikinci mi toplantı olduğu
• Toplantı başkanı ve yazmanın adları
• Çağrıda bildirilen gündemin tam metni
• Her gündem maddesi için görüşmenin özeti, oylanan öneri ve sonuç
• Ekler: katılım listesi, vekâletnameler, sunulan raporlar ve teklifler

Gereksiz kişisel verileri tutanağa yazmayın. Kimlik numarası ya da kişisel borç ayrıntısı gibi bilgiler, karar için gerekli değilse tutanakta yer almamalıdır.

Katılım ve yeter sayı kaydı

Toplantı başlamadan önce bir katılım listesi hazırlanır. Listede her bağımsız bölüm için şu bilgiler bulunur:

• Bağımsız bölüm numarası ve arsa payı
• Kat malikinin adı ya da vekilin adı ve kimi temsil ettiği
• İmza

Kanunun 30. maddesine göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır. Tutanağa bu yüzden iki hesabı birlikte yazın: kaç kat malikinden kaçının katıldığı ve toplam arsa payından ne kadarının temsil edildiği. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamamışsa bunu da bir tutanakla kayda geçirin; ikinci toplantının tutanağında ilk toplantının yeter sayı sağlanamadığı için yapılamadığını belirtin.

Katılım listesine vekâletnamelerin bir örneğini ekleyin ve her vekilin kaç kat malikini temsil ettiğini yazın. Kanunun 31. maddesine göre bir kişi oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez; kırk ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda ise bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir. Bu sınırların aşılıp aşılmadığını toplantı başlamadan kontrol edin; sınırı aşan vekâletle kullanılan oylar kararın geçerliliğini tartışmalı hâle getirebilir.

Toplantı sırasında katılım değişebilir. Özel yeter sayı gerektiren bir karar oylanırken salondan ayrılanlar ya da sonradan gelenler varsa o oylama için katılımı ayrıca not edin.

Kararların yazılması

Kararları gündem sırasına göre, her birini ayrı numarayla yazın. Bir kararın açık sayılması için şunlar bulunmalıdır:

1. Gündem maddesi: Kararın hangi gündem maddesine ait olduğu.
2. Oylanan öneri: Oylamaya sunulan metnin tam hâli.
3. Oylama sonucu: Kabul, ret ve çekimser oy sayıları; özel yeter sayı gerekiyorsa sağlanan sayı ve arsa payı.
4. Aykırı oylar: Aykırı oy kullananların adları ve bölüm numaraları.
5. Uygulama ayrıntıları: Mali kararlarda tutar, ödeme tarihi ve dağıtım esası; işlerde sorumlu kişi ve süre.

Örneğin "çatı onarımı kabul edildi" yazmak yerine, onarımın hangi teklife göre yapılacağını, toplam tutarı, giderin arsa payına göre mi eşit mi paylaştırılacağını ve kat maliklerinin payını hangi tarihlerde ödeyeceğini yazın. Dağıtım esasları için aidat dağıtımı rehberine bakabilirsiniz.

Yönetici ve denetçi seçiminde seçilenlerin adlarını, görev sürelerini ve varsa ücretlerini yazın. İşletme projesi onaylanıyorsa onaylanan projenin son hâlini tutanağa ekleyin ve değişiklikleri ayrıca belirtin.

Sık yapılan hatalar

Tutanaklar çoğu zaman aynı noktalarda zayıf kalır. Şunlardan kaçının:

• Çağrıda bildirilmeyen bir konuda karar yazmak
• Oy sayılarını yazmadan yalnız "kabul edildi" demek
• Aykırı oy olduğu hâlde kararı "oybirliğiyle" kaydetmek
• Tutanağı toplantıdan günler sonra, hafızadan yazmak
• Katılım listesini ve vekâletnameleri saklamamak
• Defterde boş satır ya da sayfa bırakmak; boş kalan alanları çizerek kapatmak sonradan ekleme yapıldığı şüphesini önler
• Sonradan düzeltme gerekirse eski metni silmek; düzeltme ayrı bir notla ve imzayla yapılmalıdır

İmza ve karar defteri

Kanunun 32. maddesine göre kurul kararları, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

Uygulamada toplantı başkanı ve yazman da tutanağı imzalar; vekiller temsil ettikleri kat maliki adına imza atar. Toplantıda tutulan taslak, toplantı bitmeden deftere geçirilip imzalatılırsa sonradan imza toplama zorluğu yaşanmaz.

Defter tutma yükümlülüğü yöneticidedir. Kanunun 36. maddesine göre yönetici kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazmak, defteri ve belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür. Defterin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur.

Defter yönetici değiştiğinde yeni yöneticiye devredilmelidir; devir teslim tutanağına defterin son sayfa numarasını yazmak, eksik sayfa tartışmasını önler.

Tutanak aracıyla taslak

Genel kurul çağrısı ve tutanak aracı, gündem maddelerinden yola çıkan bir tutanak taslağı hazırlamanıza yardım eder. Toplantıdan önce taslağı hazırlayıp her gündem maddesinin altına karar ve oylama alanlarını açarsanız, toplantı sırasında yalnız sonuçları doldurursunuz. Toplantı bittiğinde metni okuyup katılanlarla birlikte deftere geçirin.

Toplantının çağrı ve yeter sayı kuralları için genel kurul rehberine, olağanüstü toplantılar için olağanüstü genel kurul rehberine bakabilirsiniz.

Yuvasal'da alınan kararları kayıt altında tutmak isterseniz teklif formundan bize ulaşabilirsiniz.