Genel kurul nasıl toplanır: çağrı, gündem, yeter sayılar

Kat malikleri kurulu, yaygın adıyla genel kurul, yapının en yetkili karar organıdır. Yönetici seçimi, işletme projesinin onayı, onarım kararları ve yönetim planı değişiklikleri burada konuşulur. Toplantı usulüne uygun yapılmazsa alınan kararlar iptal davasına konu olabilir; bu yüzden çağrıdan oylamaya kadar her adımı kanuna ve yönetim planına göre planlamak gerekir. Bu içerik genel bilgilendirmedir; hukuki danışmanlık yerine geçmez. Yönetim planınız ve kanun metni önceliklidir; tereddütte bir hukukçuya danışın.

Toplantı türleri

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi iki tür toplantıdan söz eder.

• Olağan toplantı: Kurul yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere planda gösterilen zamanlarda, gösterilmemişse ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
• Olağanüstü toplantı: Önemli bir sebep çıktığında yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle kurul her zaman toplanabilir. Ayrıntı için olağanüstü genel kurul rehberine bakabilirsiniz.

Olağan toplantının gündemi genellikle yıllık hesapların görüşülmesi, yönetici ve denetçi seçimi ile işletme projesinin onayıdır. Kanuna göre yönetici her yıl kurulun yıllık toplantısında yeniden atanır; eski yönetici tekrar atanabilir.

Çağrı yöntemi ve süreleri

Çağrının usulü kanunun 29. maddesinde düzenlenir:

• Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce yapılır.
• Çağrı, bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı kâğıdı ya da taahhütlü mektupla yapılır.
• Çağrıda toplantının sebebi, yani gündemi bildirilir.
• İlk çağrıda, birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir.
• İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz; 30. maddeye göre ikinci toplantı da ilk toplantıdan en geç on beş gün sonra yapılır.

Kanun on beş günlük süreyi ve çağrı yöntemini önemli sebeple yapılan toplantıyı düzenleyen cümlede sayar; olağan toplantıda da aynı süre ve yöntemi izlemek, sonradan çıkabilecek itirazlara karşı en güvenli yoldur. Yönetim planınız ek bir usul öngörüyorsa ona da uyun.

Pratik öneriler:

• İmzalı çağrı listesinde bağımsız bölüm numarası, malik adı, tarih ve imza bulunsun.
• Taahhütlü gönderilerin alındı belgelerini saklayın.
• E-posta, mesaj ya da uygulama bildirimlerini ek duyuru olarak kullanın; kanunda sayılan yöntemlerin yerine geçtiğini varsaymayın.
• Çağrının bir örneğini ilan panosuna asın.

Çağrı metnini hazırlamak için genel kurul çağrısı aracını kullanabilirsiniz.

Gündemin hazırlanması

İyi bir gündem toplantıyı kısaltır ve kararların sonradan tartışılmasını önler. Gündem maddelerini açık ve somut yazın: "çeşitli işler" yerine "çatı onarımı için teklif görüşülmesi ve gider paylaşımının belirlenmesi" gibi.

Olağan toplantı için örnek bir sıralama:

1. Açılış, yoklama ve toplantı başkanı ile yazmanın seçilmesi
2. Yönetici faaliyet raporunun ve hesaplarının okunması
3. Denetçi raporunun okunması
4. Yönetici ve denetçinin ibrası
5. Yönetici ve denetçi seçimi
6. İşletme projesinin görüşülmesi ve onaylanması
7. Kat maliklerinin önceden bildirdiği ve gündeme alınan konular
8. Dilek ve temenniler
9. Kapanış

Kat maliklerinin görüşülmesini istediği konuları çağrıdan önce toplayın ve uygun olanları ayrı maddeler olarak gündeme ekleyin. Çağrıda bildirilmeyen bir konuda karar almak, toplantıya katılmayan kat malikleri açısından itiraz ve iptal riskini artırır; önemli bir konu son anda ortaya çıkarsa yeni bir çağrıyla ayrı bir toplantıda görüşmek daha güvenlidir. "Dilek ve temenniler" maddesi görüş almak içindir; bağlayıcı kararlar için ayrı ve açık bir gündem maddesi yazın.

Gündemle birlikte geçen yılın gelir-gider tablosunu ve yeni işletme projesini de gönderin. İşletme projesinin hazırlanması için işletme projesi rehberine bakabilirsiniz.

Toplantı ve karar yeter sayıları

Kanunun 30. maddesine göre kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Toplantı yeter sayısı için iki koşulun birlikte sağlanması gerekir: hem kat maliklerinin sayıca yarısından fazlası hem de toplam arsa payının yarısından fazlası hazır bulunmalıdır.

Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantıda karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Ancak kanunda ayrıca öngörülen yeter sayılar saklıdır; yani ikinci toplantıdaki kolaylık bu kararlar için kendiliğinden uygulanmaz.

Başlıca özel yeter sayılar şunlardır:

Konu	Gereken çoğunluk	Madde
Yönetici atanması	Sayı ve arsa payı çoğunluğu	34
Denetçi seçimi	Sayı ve arsa payı çoğunluğu	41
Faydalı yenilik ve ilaveler	Sayı ve arsa payı çoğunluğu	42
Ortak yerlerde inşaat, dış cephe rengi	Bütün kat maliklerinin beşte dördünün yazılı rızası	19
Yönetim planının değiştirilmesi	Bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu	28
Kat ilavesi	Oybirliği	44

Bu tablo yalnız başlıca örnekleri gösterir; kararınızın hangi yeter sayıya tabi olduğundan emin değilseniz bir hukukçuya danışın. Toplu yapılarda yönetim planının değiştirilmesi için ayrı bir kural bulunduğunu da unutmayın.

Vekâlet ve katılım

Kanunun 31. maddesi oy hakkını ve vekâleti düzenler:

• Her kat maliki, arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir.
• Birden çok bağımsız bölümü olan kat maliki her bölüm için ayrı oy kullanır; ancak sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.
• Bir bölümün birden çok maliki varsa, kurulda bunları aralarından vekâlet verecekleri biri temsil eder.
• Alınacak karar doğrudan kendisini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde bulunabilir, fakat oya katılamaz.
• Kat maliki oyunu yetkili bir vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez; ancak kırk ve daha az bağımsız bölümlü kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.

Vekâletnamenin biçimine ilişkin yönetim planınızda bir şart varsa ona uyun ve vekâletnameleri tutanağa ekleyin. Kiracıların kanundan doğan bir oy hakkı yoktur; kat maliki dilerse kiracısına vekâlet verebilir.

Toplantı yerini bütün kat maliklerinin kolayca ulaşabileceği bir yerden seçin; mümkünse yapının içinde ya da yakınında bir salon kullanın. Toplantı saatini çalışan kat maliklerinin de katılabileceği biçimde belirlemek, yeter sayının ilk toplantıda sağlanma ihtimalini artırır.

Toplantı günü bir katılım listesi hazırlayın: bağımsız bölüm numarası, malik ya da vekil adı, arsa payı ve imza. Yeter sayıyı bu listeden hesaplayın ve sonucu tutanağa yazın. Tutanağın yazımı için toplantı tutanağı rehberine bakabilirsiniz.

Çağrı metni aracı

Genel kurul çağrısı ve tutanak aracı, toplantı tarihi, yeri, ikinci toplantı bilgisi ve gündem maddeleriyle bir çağrı metni taslağı hazırlamanıza yardım eder. Taslağı yönetim planınızla karşılaştırın, tarihleri kanundaki sürelere göre kontrol edin ve çağrıyı kanunda sayılan yöntemlerden biriyle gönderin.

Yuvasal'da yönetim kurulu ve karar kayıtlarını tek yerde tutmak isterseniz teklif formundan bize yazabilirsiniz.